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關于規范中等職業學校學籍檔案管理工作的通知(合教秘[2012]386)

發布日期:2020-02-28 瀏覽次數:189

合教秘〔2012〕386號

各縣(市)教育主管部門,各中等職業學校:

學籍檔案管理工作是中職學校教學管理工作中的重要部分,正確認識學籍檔案,加強學籍檔案管理,對提高中職學校管理水平有著的巨大的促進作用。為更好地貫徹執行市教育部《中等職業學校學生學籍管理辦法》(教職成〔2010〕7號)文件精神,規范中職學校學籍檔案管理工作,自2012年秋季起,中職學校新生的學籍檔案管理執行統一表格填報并要求如下:

一、建立學籍基本材料

學校學籍基本材料包括:《合肥市中等職業學校錄取新生名冊》、《合肥市中等職業學校學籍卡》、《合肥市中等職業學校畢業生信息登記表》、《合肥市中等職業學校學生實習鑒定表》、《合肥市中等職業學校學生學籍信息變更申報表》、《合肥市中等職業學校學生學籍信息異動申報表》、《合肥市中等職業學校學生轉學審批表》、《合肥市中職學校學生休學申請表》、《寫實性學習證明》等。

二、規范學籍管理程序

隨著中職學校教育改革的不斷深入,規范學生學籍管理工作已提上了重要議程,各中職學校領導應提高對學籍檔案管理的重視程度、明確學籍管理經辦教師準入標準、建立健全制度并認真貫徹執行。按照人事檔案管理規定,歸檔材料必須統一使用16開規格的耐久性較好的紙張,字跡材料應是耐久或比較耐久的,不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫,也不宜采用噴墨打印件歸檔,應選用激光打印件或靜電復印件歸檔。凡是不符合要求的,必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。

三、建立歸檔材料收集制度

各中職學校應建立學生學籍檔案收集歸檔制度,形成收集網絡。中職學校學生學籍檔案材料的收集工作,大致可以分為三個階段:第一個階段是收集招生時形成的和中職學校入學前的檔案材料,這些檔案材料應在招生錄取時和學生入學時就著手抓緊收集。第二個階段檔案材料的收集,除了平時有規律地收集學生在學期間的所形成的德智體能、各類社會實踐活動、各種競賽及各類證書復印件等材料外,還要從黨、團組織收集他們加入黨、團組織的材料,向教務處、團委和學生會收集評優評獎等材料。第三階段是畢業之際對學生在中職學校期間德智體能的總結和評價材料。

四、及時準確建立學生學籍檔案

學校應當從學生入學之日起建立學生學籍檔案,學校在建立紙質學生學籍檔案的同時,應將新生基本信息,各年級學生變動名冊(包括轉入、轉出、留級、休學、退學、注銷、復學、死亡的學生等情況)及時輸入中等職業學校學生信息管理系統,并報教育主管部門。教育主管部門逐級審核后上報至國家教育行政部門。新生實行春、秋兩季注冊,春季注冊截止日期為4月20日;秋季注冊截止日期為11月20日。學生在校學習期間因某種原因需要變更學籍的,由學校提出申請,填寫相應變更表格,報市教育局主管部門審批備案。對于沒有完成全部課程的學生,學校根據學生的具體學習情況出具寫實性學習證明。


附件:1.合肥市中等職業學校錄取新生名冊

2.合肥市中等職業學校學籍卡

3.合肥市中等職業學校畢業生信息登記表

4.合肥市中等職業學校學生實習鑒定表

5.合肥市中等職業學校學生學籍信息變更申報表

6.合肥市中等職業學校學生學籍信息異動申報表

7.合肥市中等職業學校學生轉學審批表

8.合肥市中職學校學生休學申請表

9.寫實性學習證明

10.新生注冊匯總表


合肥市教育局

2012年10月24日


附件:關于規范中等職業學校學籍檔案管理工作的通知(合教秘[2012]386).doc

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